Créer des factures suisses avec des positions claires et une section de paiement QR

Une facture compréhensible mentionne l'expéditeur et le destinataire, décrit les prestations facturées, indique les quantités et les prix et comporte un numéro de facture unique ainsi qu'un délai de paiement. Si votre entreprise est assujettie à la TVA, les indications et les taux d'impôt correspondants doivent y figurer correctement.

OfficePilot reprend dans le brouillon les données de l'entreprise et les positions enregistrées. Avant l'envoi, vous contrôlez que la date de la prestation, les montants, la TVA, les coordonnées bancaires et le destinataire correspondent bien au mandat concerné.

Pour obtenir une section de paiement QR suisse utilisable, il faut des indications de paiement complètes. OfficePilot vérifie donc notamment le nom, l'adresse, l'IBAN, la monnaie et les données du destinataire avant de créer le PDF. Si des indications obligatoires manquent, aucune facture d'apparence terminée avec une section de paiement incomplète n'est générée.

La section de paiement QR facilite la saisie du paiement pour votre client. Elle ne remplace toutefois ni votre contrôle de la facture, ni une comptabilité, ni un conseil fiscal.

Lorsque les données des clients et des prestations existent déjà, vous n'avez pas à les ressaisir pour chaque document. Cela réduit les erreurs de transcription et permet de voir ensuite quelle facture est ouverte, échue ou déjà traitée.

Les coordonnées de l'entreprise, les textes standard et les positions enregistrés servent de modèle de facture réutilisable. Un délai de paiement clair est aussi la base d'un rappel de paiement courtois. Le déroulement reste ainsi cohérent, du mandat exécuté à la facture, puis à la relance.

Une facture pro forma n'est pas une facture définitive. Elle convient pour les facturations préalables, les échantillons, les livraisons de remplacement ou comme document d'accompagnement pour l'exportation. OfficePilot attribue une série de numéros distincte et, sur demande, enregistre les indications douanières et d'expédition ainsi que les Incoterms.

Une facture pro forma ne donne jamais lieu à un rappel. Dès que la facturation préalable devient une véritable créance, vous convertissez la facture pro forma en facture d'un clic.