Accord relatif au traitement de données par un sous-traitant

1. Parties et champ d’application

Le présent accord complète les CG d’OfficePilot. Il s’applique lorsqu’une utilisatrice ou un utilisateur saisit dans OfficePilot des données personnelles de ses propres clients, collaborateurs ou d’autres personnes. Dans cette mesure, la personne utilisatrice est responsable du traitement, respectivement mandante ; Jan Meier, Hulmenweg 82, 8352 Ricketwil (Winterthur), Suisse, est sous-traitant. Le présent accord ne s’applique pas en cas d’utilisation purement privée sans traitement de données personnelles de tiers.

2. Objet, durée et finalité

L’objet est l’enregistrement, la structuration, le traitement, l’affichage, la génération et la transmission de données, dans la mesure où cela est nécessaire pour les comptes, les données de base des clients, les offres, les factures, les contrats, les rappels, les fichiers PDF, l’envoi d’e-mails et les fonctions d’IA expressément utilisées. Le traitement dure jusqu’à l’effacement des données concernées ou jusqu’à la fin du compte, sous réserve des obligations légales de conservation et des copies de sauvegarde effacées avec un décalage technique.

3. Données et personnes concernées

Peuvent notamment être traités des noms, des raisons sociales, des adresses, des adresses e-mail, des numéros de téléphone, des indications relatives aux prestations et aux contrats, des prix, des données de paiement, des contenus de documents, des signatures, des pièces jointes et des données de communication. Peuvent être concernés les clients, les prospects, les fournisseurs, les collaborateurs, les partenaires contractuels et les signataires de la personne utilisatrice. Des catégories particulières de données personnelles sensibles ne devraient être saisies que si cela est nécessaire et juridiquement admissible.

4. Instructions et confidentialité

OfficePilot ne traite les données qu’aux fins de fournir les fonctionnalités choisies, conformément aux instructions documentées de la personne utilisatrice et pour autant qu’une obligation légale n’exige pas autre chose. L’utilisation de l’application et les demandes d’assistance valent instructions documentées. Les personnes chargées du traitement sont soumises à une obligation de confidentialité. Si OfficePilot estime qu’une instruction est illicite, l’exécution peut être suspendue et une clarification peut être demandée.

5. Sécurité

OfficePilot prend des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque. Elles comprennent la transmission chiffrée, des accès restreints par rôle et par compte, des espaces de fichiers privés, l’authentification, la confidentialité des données d’accès, des procédures de sauvegarde et de restauration ainsi qu’une journalisation et une mise à jour appropriées des systèmes utilisés. Les mesures sont développées en tenant compte de l’état de la technique et du risque.

6. Sous-traitants ultérieurs

La personne utilisatrice donne une autorisation générale pour les catégories et les fournisseurs actuels suivants. OfficePilot les oblige contractuellement à assurer une protection des données appropriée, dans la mesure où ils agissent en qualité de sous-traitants :

• Supabase : authentification, base de données et stockage privé de fichiers.
• Netlify : hébergement, diffusion et journaux techniques.
• Stripe : traitement des paiements et des abonnements.
• Resend et/ou Google (Gmail) : envoi d’e-mails.
• OpenAI et Anthropic : traitement lors de l’utilisation expresse de fonctions d’IA.

Les modifications importantes de cette liste sont communiquées sur le site web ou par e-mail. En cas d’objection fondée relevant de la protection des données, les parties recherchent une solution raisonnable ; si aucune solution n’est possible, il peut être mis fin à la fonction concernée ou au contrat.

7. Traitement à l’étranger

Selon le fournisseur, les données peuvent être traitées en Suisse, dans l’Espace économique européen ou aux États-Unis. Les garanties par sous-traitant ultérieur :

• Supabase (Supabase Pte. Ltd. / Supabase, Inc.): Stockage dans la région de centre de données choisie pour OfficePilot ; pour les accès depuis les États-Unis, clauses contractuelles types assorties d’un avenant suisse conformément au contrat de sous-traitance du fournisseur. Source
• Netlify (Netlify, Inc., USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Stripe (Stripe, LLC, USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Google (Gmail) (Google LLC, USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Clauses contractuelles types avec adaptations pour la Suisse conformément au contrat de sous-traitance du fournisseur. Source
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA): Clauses contractuelles types conformément au Data Processing Addendum du fournisseur. Source
• Anthropic (Anthropic PBC, USA): Clauses contractuelles types assorties d’un avenant suisse conformément au Data Processing Addendum du fournisseur. Source

8. Assistance et incidents de sécurité

OfficePilot apporte son assistance, dans une mesure appropriée et techniquement possible, en matière d’accès, de rectification, d’effacement, de remise, d’analyses d’impact relatives à la protection des données et de demandes des autorités. Les violations pertinentes de la sécurité des données sont communiquées à la mandante dans les meilleurs délais avec les informations disponibles. La décision relative aux annonces aux autorités ou aux personnes concernées appartient à la partie légalement responsable.

9. Restitution, effacement et preuves

Pendant la durée du contrat, les données peuvent être remises au moyen des fonctions d’exportation et de documents prévues. À la fin du contrat, OfficePilot efface ou anonymise les données sur demande, pour autant qu’aucune obligation légale ni aucun intérêt prépondérant en matière de preuve et de sécurité ne s’y oppose. Les copies de sauvegarde sont supprimées dans le cycle ordinaire d’écrasement. Sur demande motivée, OfficePilot fournit des informations appropriées permettant de démontrer le respect du présent accord ; les audits doivent être coordonnés de manière à préserver la sécurité, la confidentialité et l’exploitation pour les autres utilisateurs.

10. Responsabilité de la mandante

La personne utilisatrice demeure responsable de la licéité, de l’exactitude et de l’information requise des personnes concernées. Elle attribue des données d’accès sûres, restreint l’accès et ne saisit aucune donnée pour le traitement de laquelle elle ne dispose pas de la base juridique ou de l’autorisation nécessaire.