OfficePilot envoie-t-il les rappels de façon entièrement automatique ?
Non. OfficePilot peut afficher les factures échues et vous aider à créer le rappel. Avant l'envoi, un contrôle et une validation délibérés restent prévus.
Rappels automatiques
Repérer les factures ouvertes et relancer les paiements avec courtoisie
Dès l'abonnement Standard, OfficePilot vous signale les factures en retard et prépare un rappel de paiement adapté. Vous contrôlez le contenu et le destinataire, et vous décidez vous-même du moment de l'envoi.
Repérer automatiquement, sans envoyer de façon incontrôlée
Pour les rappels automatiques, le contrôle compte davantage que le maximum d'automatisation. Un paiement peut être en route, avoir été mal affecté, ou un autre délai peut déjà avoir été convenu avec le client. C'est pourquoi OfficePilot affiche les factures échues, mais n'envoie pas de message à l'aveugle.
Vous lancez le rappel en connaissance de cause, vous vérifiez le montant, la facture d'origine, l'échéance et le destinataire, et vous pouvez adapter le texte avant l'envoi. Cela allie gain de temps et respect des clients.
Rappel de paiement ou sommation ?
Un premier rappel de paiement peut être courtois et factuel : il mentionne la facture ouverte et demande de la vérifier ou de la régler. Ce n'est qu'aux étapes suivantes qu'un ton plus ferme peut convenir. Les délais, les frais ou les démarches juridiques admissibles dépendent du cas particulier.
OfficePilot fournit une aide à la rédaction, mais pas de conseil juridique. Vérifiez vous-même, ou avec un spécialiste qualifié, les frais de rappel, les intérêts moratoires et les affirmations juridiques avant de les utiliser.
Un processus fiable protège la relation client
Lorsque les factures, les échéances et les coordonnées sont saisies de façon structurée, vous n'avez plus à rassembler les paiements ouverts à partir de courriels et de notes. Un processus clair permet de relancer rapidement tout en documentant quel rappel a été envoyé.
Les petites entreprises en particulier gagnent à ne pas laisser les relances traîner jusqu'à la fin du mois. La décision personnelle reste néanmoins à la personne qui connaît le client et le mandat.
Comment ça marche avec OfficePilot
- 1
Voir la facture échue
OfficePilot vous signale dans votre compte une facture enregistrée dont le délai de paiement est dépassé.
- 2
Contrôler la situation
Vérifiez l'encaissement, les accords, le montant, le destinataire et le texte de rappel proposé.
- 3
Relancer en connaissance de cause
Adaptez le message au besoin et n'envoyez-le que si le dossier est réellement encore ouvert.
Liste de contrôle avant l’envoi
- L'encaissement a été vérifié une nouvelle fois
- Le numéro de facture et le montant sont corrects
- L'échéance est effectivement dépassée
- Aucun accord divergent n'existe
- Le ton et le délai sont appropriés
- L'adresse du destinataire a été contrôlée
Questions fréquentes
Puis-je modifier le texte du rappel de paiement ?
Oui. Le texte proposé peut être adapté, avant l'envoi, à la relation client et à la situation concrètes.
OfficePilot fixe-t-il des frais de rappel ou des intérêts moratoires ?
Non. Vous devez vérifier vous-même de telles indications en fonction de vos accords et du droit applicable. OfficePilot ne remplace pas un conseil juridique.