Déclaration de protection des données

1. Responsable du traitement

Le responsable est Jan Meier, Hulmenweg 82, 8352 Ricketwil (Winterthur), Suisse, e-mail : offerpilot1@gmail.com, téléphone : 079 413 13 63.

2. Données traitées

• Compte et profil d’entreprise : adresse e-mail, données d’authentification, raison sociale, coordonnées, données de mise en page et données de paiement facultatives, ainsi que logo et signature.
• Documents : contenus, positions, prix ainsi que coordonnées et adresses de vos destinataires ; statut de l’envoi, de la validation et de la signature.
• Communication : informations issues des demandes de contact, de démonstration et d’assistance ainsi que métadonnées des e-mails envoyés.
• Paiement : produit, montant, identifiants d’abonnement et de transaction. Les données complètes de carte et bancaires sont traitées par Stripe ; OfficePilot ne les enregistre pas.
• Utilisation et sécurité : journaux techniques, horodatages, identifiants réseau tronqués ou hachés, messages d’erreur et limites d’utilisation. Cela comprend une statistique anonymisée des visiteurs (page consultée, moment, provenance) sans cookies : un identifiant réseau haché distingue approximativement les visites récurrentes des nouvelles, sans identifier de personnes individuelles.
• Provenance de la visite : paramètres de campagne issus des liens consultés, notamment source UTM, support, campagne, terme de recherche et contenu. Ces informations sont stockées temporairement dans le navigateur pendant la visite et peuvent, lors d’une inscription ou d’une demande de contact, être associées à l’enregistrement correspondant.
• Saisies destinées à l’IA : vos instructions et les données de profil et de documents nécessaires au résultat souhaité.

3. Finalités et bases juridiques

Nous traitons des données afin de fournir les comptes et les documents, d’exécuter les fonctions d’IA, d’envoyer des e-mails, de traiter les paiements et les abonnements, de répondre aux demandes ainsi que de prévenir les abus et les attaques. Nous utilisons les paramètres de campagne pour identifier par quelle publicité ou recommandation les demandes et les inscriptions parviennent à OfficePilot. Les bases en sont l’exécution et la préparation de votre contrat, les obligations légales, votre consentement lorsqu’il est requis et les intérêts légitimes à disposer d’un service sûr et fonctionnel. Vous pouvez révoquer un consentement en tout temps pour l’avenir.

4. Prestataires et destinataires

• Supabase : base de données, stockage privé de fichiers et gestion des comptes. Les mots de passe sont gérés par le service d’authentification sous forme de données de vérification protégées et ne sont pas rendus accessibles en clair à OfficePilot.
• Netlify : hébergement, diffusion et journaux techniques.
• Stripe : traitement des paiements, prévention de la fraude et portail client.
• Resend et/ou Google (Gmail) : envoi d’e-mails transactionnels, selon la configuration technique par l’un ou l’autre fournisseur ; e-mails de marketing uniquement avec un consentement séparé (opt-in) et avec possibilité de désinscription dans chaque e-mail.
• OpenAI et Anthropic : traitement par l’IA. Selon la fonction, les saisies ainsi que les contenus de profil ou de documents nécessaires sont transmis au service API concerné.
• TypeSafe (Jev) : contrôle préalable automatique des messages issus du formulaire de contact public et du chat de la page d’accueil afin de détecter le spam ou les abus. Le texte du message est transmis à cette fin ; les contenus de vos documents et de votre compte ne sont pas transmis à ce service.

Ces fournisseurs ne peuvent traiter les données que pour leur tâche respective, sous réserve de leurs propres obligations légales. Les données personnelles ne sont pas vendues. En cas de changement de fournisseur, la présente déclaration est mise à jour.

5. Traitement à l’étranger

Plusieurs services ont leur siège aux États-Unis. Les données peuvent dès lors être traitées en Suisse, dans l’Espace économique européen et aux États-Unis, ou être accessibles depuis ces pays. Les États-Unis sont considérés comme offrant un niveau de protection adéquat pour les entreprises certifiées au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework ; pour les autres fournisseurs, nous nous fondons sur leurs clauses contractuelles types. En détail :

• Supabase (Supabase Pte. Ltd. / Supabase, Inc.): Stockage dans la région de centre de données choisie pour OfficePilot ; pour les accès depuis les États-Unis, clauses contractuelles types assorties d’un avenant suisse conformément au contrat de sous-traitance du fournisseur. Source
• Netlify (Netlify, Inc., USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Stripe (Stripe, LLC, USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Google (Gmail) (Google LLC, USA): Certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Source
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Clauses contractuelles types avec adaptations pour la Suisse conformément au contrat de sous-traitance du fournisseur. Source
• OpenAI (OpenAI, L.L.C., USA): Clauses contractuelles types conformément au Data Processing Addendum du fournisseur. Source
• Anthropic (Anthropic PBC, USA): Clauses contractuelles types assorties d’un avenant suisse conformément au Data Processing Addendum du fournisseur. Source
• TypeSafe (Jev) (TypeSafe AI, Inc., USA): Non certifiée au titre du Swiss-U.S. Data Privacy Framework ; seul le texte des messages issus du formulaire de contact public et du chat de la page d’accueil est transmis. Source

6. Durée de conservation

Les données de compte, de profil et de documents restent enregistrées pendant l’utilisation du compte. Après une suppression de compte confirmée, les données actives sont en principe effacées ou anonymisées dans un délai de 30 jours ; les copies de sauvegarde sont en principe écrasées dans le cycle ordinaire dans un délai supplémentaire de 90 jours. Les demandes de contact, de démonstration et d’assistance sont en règle générale conservées au maximum 24 mois après leur clôture. Les données UTM transmises suivent le délai de la demande ou du compte correspondant ; les simples données de session dans le navigateur prennent fin avec la session du navigateur. Les journaux techniques de sécurité et d’erreurs ainsi que la statistique anonymisée des visiteurs sont en règle générale conservés au maximum 90 jours, en cas d’incident de sécurité jusqu’à sa clarification et à l’expiration des délais de preuve nécessaires. Les pièces relatives aux paiements, aux contrats et à la comptabilité sont conservées conformément aux obligations légales de conservation, en règle générale dix ans. Des obligations légales, des prétentions juridiques ou des procédures en cours peuvent, dans certains cas, exiger une conservation plus longue.

7. Sécurité des données

OfficePilot utilise le chiffrement des transmissions, des comptes à accès restreint et des espaces de fichiers privés pour les logos et les signatures. Les accès sont limités en fonction des rôles. Aucun service Internet ne peut toutefois garantir une protection absolue. En cas d’incident de sécurité pertinent, les personnes concernées et les autorités sont informées conformément aux exigences légales.

8. Cookies et stockage local

Aucun cookie d’analyse ou de marketing n’est utilisé. Des cookies techniquement nécessaires enregistrent la connexion et les états de sécurité. Sans eux, les espaces protégés du compte ne fonctionnent pas. Un bouton de consentement n’est pas requis pour ces cookies nécessaires.

Deux cookies fonctionnels mémorisent vos choix sur le site : « op_lang » enregistre la langue (allemand, anglais ou français), « officepilot_currency » la devise choisie sur la page des tarifs. Ils ne contiennent que cette valeur, ne servent pas au suivi, ne sont pas transmis à des tiers et expirent après 12 mois. Vous pouvez les supprimer à tout moment dans votre navigateur.

Lors de votre première visite, OfficePilot choisit la langue du site selon votre pays d’origine. À cet effet, notre hébergeur Netlify détermine le pays à partir de votre adresse IP et ne transmet que le code du pays ; à défaut, le réglage de langue de votre navigateur est déterminant. De la même manière, une devise de paiement adaptée est proposée lors de l’inscription. Le pays n’est pas enregistré ni associé à votre personne ; seule la langue choisie est mémorisée dans le cookie « op_lang ». Une langue choisie manuellement a toujours la priorité.

En outre, OfficePilot enregistre certains paramètres uniquement en local dans le navigateur (stockage local, pas de cookies, aucune transmission à OfficePilot ou à des tiers) : paramètres d’affichage tels que la taille de police et le thème, l’information indiquant si la visite guidée d’introduction a déjà été vue, ainsi qu’un compteur de temps qui n’affiche la demande d’évaluation qu’après une utilisation active prolongée. Ces informations ne quittent pas votre appareil.

9. Vos droits

Dans les limites prévues par la loi, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur traitement, vous opposer à leur traitement ou demander leur remise, et révoquer des consentements. Pour ce faire, écrivez à offerpilot1@gmail.com. Vous pouvez en outre déposer une plainte auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Les droits d’autres personnes et les obligations légales de conservation demeurent réservés.

10. Données de vos propres clients

Si vous saisissez des données de vos clients dans OfficePilot, vous êtes responsable de leur collecte licite et de l’information requise. OfficePilot traite ces données pour vous fournir le service, sur votre mandat. Vous trouverez de plus amples détails au chiffre 8 des CG et dans l’accord relatif au traitement de données par un sous-traitant.

11. Modifications

La présente déclaration est adaptée lorsque les traitements, les fournisseurs ou la situation juridique changent. En cas de modifications importantes, nous en informons de manière appropriée sur le site web ou par e-mail.