Questions fréquentes sur OfficePilot
Vous trouverez ici les réponses les plus importantes. Pour un aperçu, nos pages sur les offres, les factures et les rappels de paiement peuvent également vous aider.
Quels documents puis-je créer avec OfficePilot ?
Des offres, des factures avec section de paiement QR suisse, des factures pro forma et des contrats. Dès l’abonnement Standard, OfficePilot affiche en plus les factures échues et crée les rappels de paiement en un clic.
Dois-je installer quelque chose ?
Non. Vous utilisez OfficePilot dans votre navigateur. Vous pouvez configurer votre compte vous-même gratuitement à l’aide d’un guide. Si vous le souhaitez, nous nous chargeons de la configuration pour CHF 25 (paiement unique).
Et si l’IA écrit quelque chose de faux ?
Vérifiez les textes, les prix et le destinataire avant chaque envoi. Vous pouvez modifier le projet vous-même ou demander des modifications à l’IA. L’IA peut se tromper et ne remplace pas une vérification professionnelle ou juridique.
Mes données sont-elles en sécurité ?
Pour les comptes, les documents, les e-mails, les paiements et les fonctions d’IA, nous faisons appel à des prestataires externes. Lors de la création par l’IA, des informations de votre profil d’entreprise et du document sont également traitées. Les destinataires et le traitement à l’étranger sont décrits dans la déclaration de confidentialité.
OfficePilot crée-t-il des factures QR suisses ?
Oui. Pour les factures, OfficePilot génère automatiquement la section de paiement QR à partir des coordonnées de paiement de votre profil d’entreprise (IBAN ou QR-IBAN et adresse). Vérifiez ces informations avant votre première facture.
Comment résilier un abonnement ?
Les abonnements se renouvellent automatiquement et peuvent être résiliés dans votre compte, via le portail client Stripe, pour la fin de la période en cours. L’accès reste actif jusque-là. Les crédits de documents achetés n’expirent pas.
OfficePilot m’aide-t-il pour les factures impayées ?
Dès l’abonnement Standard, OfficePilot affiche les factures échues et crée un rappel de paiement en un clic. Vous le vérifiez avant l’envoi.
Dans quelles langues puis-je créer des documents ?
Vous pouvez créer les offres, factures, factures pro forma et contrats, ainsi que l’e-mail d’envoi, en allemand, français, italien ou anglais, au choix pour chaque client.
Comment créer une offre ?
Vous vous connectez à OfficePilot, saisissez les coordonnées du client et la prestation demandée, et obtenez un brouillon que l'IA rédige à partir de vos mots-clés et de votre liste de prix. Vous vérifiez et complétez le brouillon, puis vous le validez – ce n'est qu'ensuite que l'offre est envoyée à votre client sous forme de PDF.
Puis-je créer une offre en ligne avec OfficePilot ?
Oui. OfficePilot fonctionne entièrement dans le navigateur, sans installation. Vous pouvez vous inscrire gratuitement et créer immédiatement une offre en ligne.
Comment créer une facture ?
Comme pour une offre, vous saisissez le client, les prestations et les prix. Pour une facture, OfficePilot vérifie en plus vos coordonnées de paiement enregistrées et génère automatiquement une facture QR suisse dès que l'IBAN, l'adresse et les informations du destinataire sont complets.
Que doit contenir une facture suisse ?
Les exigences usuelles sont l'expéditeur et le destinataire, un numéro de facture unique, la date d'émission, une description claire des prestations avec quantités et prix, ainsi que le délai de paiement. OfficePilot reprend ces informations de façon structurée à partir de votre profil d'entreprise et de vos positions ; le contrôle fiscal reste de votre ressort ou de celui de votre fiduciaire.
Puis-je créer une facture à partir d'une offre ?
Oui. Utilisez « In Rechnung umwandeln » (convertir en facture) sur une offre ou une facture proforma. Le client, les textes et les positions sont repris, la facture reçoit son propre numéro et reste liée à l'offre. Une offre peut aussi être copiée directement en contrat, et inversement.
Puis-je créer une offre au format PDF ?
Oui. Chaque offre peut être consultée et téléchargée à tout moment au format PDF avec votre logo, qu'elle ait été envoyée au client ou non.
À quel type d'entreprise OfficePilot s'adresse-t-il ?
OfficePilot s'adresse aux indépendants, aux entreprises artisanales et aux petites et moyennes entreprises suisses qui établissent régulièrement des offres ou des factures et souhaitent y gagner du temps.
OfficePilot convient-il aux artisans ?
Oui. Des entreprises d'électricité, de sanitaire, de peinture, de plâtrerie ou d'aménagement paysager peuvent utiliser OfficePilot pour établir offres et factures juste après le rendez-vous client, au lieu de rattraper le retard le soir.
Quels documents puis-je créer ?
OfficePilot prend en charge les offres, les factures, les factures proforma et les contrats. Selon l'abonnement, des alertes pour les factures échues et des rappels de paiement contrôlés sont également disponibles.
L'inscription gratuite déclenche-t-elle un abonnement ?
Non. L'inscription comprend 2 documents gratuits et ne déclenche ni abonnement ni paiement. Un achat payant nécessite un passage en caisse distinct, avec acceptation des conditions générales.