Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich ist Jan Meier, Hulmenweg 82, 8352 Ricketwil (Winterthur), Schweiz, E-Mail: jan.hulmenhof@hotmail.com, Telefon: 079 413 13 63.

2. Bearbeitete Daten

• Konto und Firmenprofil: E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten, Firma, Kontakt-, Layout- und optionale Zahlungsangaben sowie Logo und Unterschrift.
• Dokumente: Inhalte, Positionen, Preise sowie Kontakt- und Adressdaten deiner Empfänger; Status von Versand, Freigabe und Unterschrift.
• Kommunikation: Angaben aus Kontakt-, Demo- und Supportanfragen sowie versendete E-Mail-Metadaten.
• Zahlung: Produkt, Betrag, Abonnement- und Transaktionskennungen. Vollständige Karten- und Bankdaten bearbeitet Stripe; OfferPilot speichert sie nicht.
• Nutzung und Sicherheit: technische Protokolle, Zeitpunkte, gekürzte oder gehashte Netzwerkkennungen, Fehlermeldungen und Nutzungslimiten.
• Herkunft des Besuchs: Kampagnenparameter aus aufgerufenen Links, insbesondere UTM-Quelle, Medium, Kampagne, Suchbegriff und Inhalt. Diese Angaben werden während des Besuchs im Browser zwischengespeichert und können bei einer Registrierung oder Kontaktanfrage dem betreffenden Datensatz zugeordnet werden.
• KI-Eingaben: deine Anweisungen und die für die gewünschte Ausgabe erforderlichen Profil- und Dokumentdaten.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir bearbeiten Daten, um Konten und Dokumente bereitzustellen, KI-Funktionen auszuführen, E-Mails zu versenden, Zahlungen und Abonnemente abzuwickeln, Anfragen zu beantworten sowie Missbrauch und Angriffe zu verhindern. Kampagnenparameter verwenden wir, um zu erkennen, über welche Werbung oder Empfehlung Anfragen und Registrierungen zu OfferPilot gelangen. Grundlage sind die Erfüllung und Vorbereitung deines Vertrags, gesetzliche Pflichten, deine Einwilligung, wo sie verlangt wird, und berechtigte Interessen an einem sicheren und funktionsfähigen Dienst. Du kannst eine Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen.

4. Dienstleister und Empfänger

• Supabase: Datenbank, private Dateispeicherung und Kontenverwaltung. Passwörter werden vom Authentifizierungsdienst als geschützte Prüfdaten verwaltet und OfferPilot nicht im Klartext zugänglich gemacht.
• Netlify: Hosting, Auslieferung und technische Protokolle.
• Stripe: Zahlungsabwicklung, Betrugsprävention und Kundenportal.
• Resend und/oder Google (Gmail): Versand transaktionaler E-Mails, je nach technischer Konfiguration über den einen oder anderen Anbieter; Marketing-E-Mails nur mit separater Zustimmung (Opt-in) und mit Abmeldemöglichkeit in jeder E-Mail.
• OpenAI und Anthropic: KI-Verarbeitung. Je nach Funktion werden Eingaben sowie erforderliche Profil- oder Dokumentinhalte an den jeweiligen API-Dienst übermittelt.

Diese Anbieter dürfen Daten nur für ihre jeweilige Aufgabe bearbeiten, soweit nicht eigene gesetzliche Pflichten gelten. Personendaten werden nicht verkauft. Bei einem Anbieterwechsel wird diese Erklärung aktualisiert.

5. Bearbeitung im Ausland

Je nach konfigurierter Region und Unterauftragsbearbeiter können Daten in der Schweiz, im Europäischen Wirtschaftsraum und in den USA bearbeitet oder von dort aus zugänglich sein. Bei Übermittlungen in Länder ohne angemessenes Datenschutzniveau verwenden wir, soweit erforderlich, anerkannte Standardvertragsklauseln, vertragliche Schutzpflichten oder einen anwendbaren Angemessenheitsmechanismus. Die aktuellen Standort- und Unterauftragsbearbeiterangaben der oben genannten Dienste sind ergänzend zu beachten.

6. Speicherdauer

Konto-, Profil- und Dokumentdaten bleiben während der Kontonutzung gespeichert. Nach einer bestätigten Kontolöschung werden aktive Daten grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert; Sicherungskopien werden im regulären Zyklus grundsätzlich innerhalb von weiteren 90 Tagen überschrieben. Kontakt-, Demo- und Supportanfragen werden in der Regel höchstens 24 Monate nach Abschluss aufbewahrt. Übermittelte UTM-Angaben folgen der Frist der zugehörigen Anfrage oder des Kontos; reine Sitzungsdaten im Browser enden mit der Browsersitzung. Technische Sicherheits- und Fehlerprotokolle werden in der Regel höchstens 90 Tage gespeichert, bei einem Sicherheitsvorfall bis zu dessen Klärung und Ablauf notwendiger Nachweisfristen. Zahlungs-, Vertrags- und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, regelmässig zehn Jahre, aufbewahrt. Gesetzliche Pflichten, Rechtsansprüche oder laufende Verfahren können im Einzelfall eine längere Speicherung erfordern.

7. Datensicherheit

OfferPilot verwendet Transportverschlüsselung, zugriffsbeschränkte Konten und private Dateibereiche für Logos und Unterschriften. Zugriffe werden nach Rollen beschränkt. Kein Internetdienst kann jedoch einen absoluten Schutz garantieren. Bei einem relevanten Sicherheitsvorfall werden Betroffene und Behörden nach den gesetzlichen Vorgaben informiert.

8. Cookies und lokale Speicherung

Es werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies eingesetzt. Technisch notwendige Cookies speichern die Anmeldung und Sicherheitszustände. Ohne sie funktionieren geschützte Kontobereiche nicht. Eine Einwilligungs-Schaltfläche ist für diese notwendigen Cookies nicht erforderlich.

Zusätzlich speichert OfferPilot einige Einstellungen nur lokal im Browser (lokaler Speicher, keine Cookies, keine Übermittlung an OfferPilot oder Dritte): Anzeigeeinstellungen wie Schriftgrösse und Design, ob die Einführungstour schon gesehen wurde, sowie ein Zeitzähler, der die Bewertungsfrage erst nach längerer aktiver Nutzung einblendet. Diese Angaben verlassen dein Gerät nicht.

9. Deine Rechte

Du kannst im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder die Herausgabe deiner Daten verlangen und Einwilligungen widerrufen. Schreibe dazu an jan.hulmenhof@hotmail.com. Du kannst dich ausserdem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren. Rechte anderer Personen und gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

10. Daten deiner eigenen Kunden

Wenn du Daten deiner Kunden in OfferPilot eingibst, bist du für deren rechtmässige Erhebung und die nötige Information verantwortlich. OfferPilot bearbeitet diese Daten zur Bereitstellung des Dienstes in deinem Auftrag. Weitere Einzelheiten stehen in Abschnitt 8 der AGB und in der Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung.

11. Änderungen

Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich Bearbeitungen, Anbieter oder Rechtslage ändern. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir angemessen über die Website oder per E-Mail.